[Tips] Be an Excel Ninja ! Part I : l’assistant de conversion

Je commence avec cet article une série de mini-guides sur excel.

Je ne suis pas un giga-master en excel, mais comme beaucoup, je le pratique tous les jours depuis plusieurs années maintenant, et j’ai quand même quelques connaissances à partager… (surtout quand je vois le niveau de mes collègues qui me sollicitent assez régulièrement). Grâce à moi, vous serez donc très vite des vrais Ninjas et vous pourrez légitimement exiger une augmentation liée à vos compétences hors-pairs…

J’espère donc que ces tips vous seront utiles, et à défaut vous permettront de vous rafraichir la mémoire.
Ce premier article portera donc une fonctionnalité bien utile et peu utiliser d’excel: l’assistant de conversion…

  • Explications

Avant de rentrer dans le vif du sujet, une petite explication rapide s’impose.
Excel étant un tableur, il permet de faire des tableaux (logique implacable).
Cela signifie que dans un fichier excel, on retrouve des colonnes, des lignes, et du contenu (le contenu se trouvant dans une cellule; elle-même étant l’intersection d’une colonne et d’une ligne, comme dans la bataille navale).

Cela signifie donc que dans une fichier excel (ou open office ou autre), on trouve des contenus, répartis sur plusieurs lignes, et séparé les uns des autres par un séparateur qui sera interprété  comme une colonne

Exemple:

pseudo|jeu|ranking
Drloser|L4D|1st
Netsabes|L4D|2nd

représente un tableaux de 3 lignes et 3 colonnes avec le symbole | utilisé comme séparateur de colonnes.

  • Les fichiers .csv

Dans l’univers informatique, on est fréquemment confronté à des fichiers non pas excel, mais .csv (pour comma-separated values)
En gros, il s’agit de fichiers texte représentant un tableau et dont les colonnes sont représentées par une virgule, comme leur nom l’indique (ou par un point-virgule)
si on ouvre ce type de fichier sous excel, on se retrouve donc avec un contenu comme ceci:

C’est là que l’assistant de conversion entre en jeu

  • Comment ça marche ?

En fait, c’est super simple: il suffit de se rendre dans le menu ‘Données’ > ‘Convertir’ d’excel pour démarrer l’assistant. Quelques écrans s’enchaine très vite pour choisir le séparateur représentant une colonne, et c’est tout:

Sélection de la colonne concernée et lancement de lassistant

Sélection de la colonne concernée et lancement de l'assistant

Choix du type de conversion à effectuer

Choix du type de conversion à effectuer

choix du séparateur

choix du séparateur

Magique

Magique

  • Le réglage par défaut dans Windows

Sous windows, l’OS est paramétré par défaut pour savoir reconnaitre un séparateur et donc créer automatiquement les colonnes quand vous éditer un document l’utilisant.
Je crois que par défaut, tous les Os windows sont réglés par défaut pour utiliser le symbole virgule.
Cela signifie que quand vous éditer un fichier csv utilisant des virgules, il n’y aura pas besoin d’utilisant l’assistant de conversion.
En revanche, si vous ouvrez un fichier qui utilise un autre symbole comme point-virgule, | … alors il faudra faire la conversion.

Il est tout à fait possible de modifier le paramétrage par défaut de votre OS pour utiliser un autre symbole.
Cela se règle ici depuis le panneau de configuration:

Editer les options régionales et linguistiques dans le panneau de configuration

Editer les 'options régionales et linguistiques' dans le panneau de configuration

Allez sur Personnaliser

Allez sur 'Personnaliser'

Changez le séparateur de listes par défaut

Changez le séparateur de listes par défaut

  • L’utilité concrète

Maintenant que vous est expliqué comment cela marche, vous allez déjà pouvoir vous servir de cette fonctionnalité pour ouvrir proprement vos fichiers .csv, si jamais vous avez affaire à eux.

En revanche, là où cette fonctionnalité devient vraiment utile, c’est lorsque vous cherchez à isoler rapidement une information déjà présente de manière récurrente dans les cellules d’une colonne.

Prenons un exemple tout à fait hypothètique adapté au web marketing :
Admettons que Nofrag étudie le détail des membres pour éventuellement router une newsletter.
On part alors d’un fichier de ce type:

Comme vous le constatez, on a dans le lot 2 adresses emails utilisant les FAI AOL et caramail. J’ai volontairement choisi ces FAI:
- AOL ne supporte pas une fraction du code HTML que vous pouvez être amené à utiliser pour votre newsletter (il vaut mieux envoyer une newsletter au format texte sur ces adresses)
- Caramail est un service qui va probablement mourir prochainement; autant ne pas écrire sur ces adresse emails

Ainsi, dans une logique qualitative, il peut-être très utile d’isoler les noms de domaine des emails des membres de nofrag, afin de router une newsletter HTML à tous les membres, sauf pour les membres utilisant AOL qui recevront une newsletter au format texte ni pour les membres utilisant caramail qui eux ne recevront rien.

Ainsi, avec un rapide copié-collé + l’assistant convertir fonction ‘convertir’, on peux isoler en 2 clics les noms de domaine (séparateur = @) et un rapide tri permettra d’isoler chaque groupe:

On copie/colle la colonne email, et on converti...

On copie/colle la colonne email, et on converti...

@

...en utilisant le séparateur de notre choix - ici : @

Et voilà !

Et voilà !

Voilà, je suis au bout de ce premier article sur Excel. J’espère qu’il vous a plu et qu’il sera utile à certains. Je proposerais prochainement un autre article sur les tableaux croisés dynamiques, une autre fonctionnalité très intéressantes et souvent méconnues d’excel.

*** Edit rapide ***

Je fais un petit complément rapide à cet article:
Vous pouvez remarquer que j’ai évoquer plusieurs symboles servant de séparateurs de colonnes dans mes exemples: virgule ou point-virgule ou | ou autre chose…
A noter que l’utilisation des séparateurs type virgules ou point-virgules peuvent-être risquer en fonction des fichiers sur lesquels vous travaillez.
En effet, quand il y a une colonne ‘adresse’ par exemple dans votre fichier, il peut y avoir une virgule à l’intérieur de votre cellule adresse (ex: 10, rue de la gerbe) => il en résulte une mauvaise découpe du tableau lors de la conversion.

C’est pour cela que je recommande d’utiliser, si vous en avez la possibilité, le symbole | (faire alt+6 sur votre clavier azerty) qui est un symbole qu’on ne retrouve quasiment jamais dans aucun listing…

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15 commentaires pour “[Tips] Be an Excel Ninja ! Part I : l’assistant de conversion”

  1. drloser dit :

    Sans vouloir faire mon connard, je ne comprends pas trop pourquoi tu expliques tout ça : l’assistant décrit déjà chacune des étapes en détail.

  2. zejulio dit :

    tu as parfaitement raison, l assistant explique la totale.
    Mais d’expérience, je constate au quotidien :
    - que la plupart des utilisateurs ignorent qu’il y a un assistant
    - que l’application pratique de cet outil n’est pas faites par une immense majorité (qui se retrouve donc à attendre que quelqu’un fasse le tri pour eux et doivent donc patienter 3 heures alors qu’ils pourraient régler l’affaire en 3 clics)
    le but est donc surtout pédagogique (et tu ne fais pas du tout ton connard en posant la question)

  3. Zemou dit :

    Ouais moi je suis actuellement en train de découvrir la puissance d’excel pour mes cours de compta analytique.
    Avant je faisais tout à la main + calculatrice, mais aujourd’hui je me rends compte que c’est priceless de pouvoir modifier des valeurs à la volée et avoir les résultats directs pendant que les autres se retapent tout les calculs à la main.

  4. Benoit dit :

    Faut vraiment pas être doué pour foirer un exemple aussi simple, pour l’écrire deux fois (dans Excel + dans l’article), pour en faire cinq screenshots et pour ne pas s’en rendre compte !

  5. A dit :

    N’écoute pas drloser (d’ailleurs évite de vouloir sucer sa queu dans tes billets, il a le SIDA) comme la majorité des gens je ne lis pas le manuel ultra chiant qui va avec un logiciel (y compris un jeu, moi que je lance un jeu c’est pour jouer pas lire) alors continu mon fils, ton “cours” est beaucoup plus ludique (est-ce que chez microsoft ils utilisent le mot ninja dans leur manuel? EH BEN JCROIS PAS).

    Par contre, est-ce que tu pourrai dire grosse modo ce que tu va traiter dans ton blog? Je pense que ça pourrait te motiver à ne pas t’arreter en cours de route.

  6. Narch dit :

    Merci pour ton article. J’ai pas mal utilisé Excel et je serai amené à m’en servir, mais de par ma faible formation je n’avais pas appris une telle chose.

  7. zejulio dit :

    Merci pour vos messages

    Benoit a dit :
    Faut vraiment pas être doué pour foirer un exemple aussi simple, pour l’écrire deux fois (dans Excel + dans l’article), pour en faire cinq screenshots et pour ne pas s’en rendre compte !

    Tu pourrais être plus précis stp? J’ai pu faire une erreur, mais je ne vois pas là…

    @ A: je donne quelques explications (succinctes il est vrai) sur mes motivations sur ma page ‘A propos’

  8. drloser dit :

    A a dit :
    N’écoute pas drloser (d’ailleurs évite de vouloir sucer sa queu dans tes billets, il a le SIDA).

    Faut te faire soigner toi…

  9. Bestaflex dit :

    Demain la différence entre rechercheV et index(equiv..) ?

  10. Lork dit :

    Moi je veux bien que tu m’expliques comment faire pour que ce #@: d’excel 2007 ne nique pas tout quand le csv est encodé en utf-8.

    J’ai cherché un peu mais je suis une bille, avec open office aucun problème il n’y a rien à faire mais avec excel j’ai pas trouvé comment m’en tirer.

  11. zejulio dit :

    mmm, je ne suis pas sûr à 100% de mon coup, mais je tenterais bien cela:
    1- tu prend ton fichier csv et tu l’ouvre avec le notepad
    2- tu enregistres une copie depuis le notepad au format txt
    3- tu ouvres ce fichier .txt depuis excel
    > ca devrait passer je pense, mais pas sûr à 100%

    en fait, je crois que son excel, tu n’as pas de choix de l’encodage, et du coup, quand tu mets des caractères exotiques (genre japonais), tu les vois très bien dans excel mais si tu fermes ton fichier et que tu le réouvres, ils sont remplacés par des points d’interrogation. Cela doit surement être parce qu’il n’enregistre pas le fichier en unicode.

  12. Lork dit :

    Merci pour l’astuce mais j’avais testé et ça ne fonctionne pas :/

    En effet il fait n’importe quoi avec l’unicode, je me suis noyé dans Google mais je n’ai pas trouvé de solution.
    (Autre que fait installer OOo au client, super )

  13. zejulio dit :

    Fuck…

    je vais chercher plus tard et je te dirais si je trouve mais ca a l’air bien velu là…

    Edit:
    j’ai trouvé un tips qui m’a l’air adapté, mais n’ayant au taf que excel 2003, je devrais attendre d’être chez moi ce soir pour tester sous 2007 - ça devrait quand même le faire:
    http://www.excel-downloads.com/forum/87611-ouverture-fichiers-csv-au-format-utf8-avec-excel.html

  14. Benoit dit :

    pseudo|jeu|ranking
    Drloser|L4D|1st
    Netsabes|2nd|2nd

    ou

    pseudo|jeu|ranking
    Drloser|L4D|1st
    Netsabes|L4D|2nd

    ?

    Quelle est la différence ? Lequel est bon ? Lequel est mauvais ? Trop dur !!

  15. zejulio dit :

    arf
    tu as parfaitement raison
    j’ai rectifié

    Du coup, j’ai un affreux doute dans mon exemple - je pense qu’il y a potentiellement une autre erreur:
    L4D;1st; Loser ou bien Netsabes ?

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